時間の使い方
そこで大事になるのが、時間の使い方です。仕事の種類を4つに分けて、その重要性は高く説明しておきます。重要性が高いか、低いか、緊急性が高いか、低いかこれを4つに分けて分類します。重要性と緊急性の高い仕事これは優先です。重要性が高いが緊急性は低い仕事、重要性は低いが緊急性は高い仕事、そして重要性も緊急性も低い仕事と分けられるわけです。
上司の時間の使い方としては、まず重要性も緊急性も低い仕事は違うでしょう。そして重要性も緊急性の高い仕事。それはそう、上司は時間を使うべきです。問題は、重要性は低いんだけど、緊急性が高い仕事と、重要性は高いんだけど、緊急性の低い仕事のどちらに時間を使えていますかということです。組織の成長は、上司の時間の使い方が鍵を握ります。上司が、この重要性が高く、緊急性が低い仕事、これが組織を成長させる仕事につながっていきやすいものになります。一方で、緊急性は高いが、重要性が低いもの。取引先の打ち合わせや報告資料、これは相手の都合がありますから締め切りがあります。よって、緊急性は高くなります。でもこれは別に管理職や上司がやらなきゃいけない仕事ですかとなると、ここは部下でもできますとなります。
かたや、重要性が高く緊急性が低い仕事というのは、仕事は締め切りがないわけです。いつまでにやらなきゃいけないということはないのです。なるべく早くやるに越したことはないわけですが、締め切りがないわけです。だから、緊急性が低いことになります。ここで重要性なのは、やっぱり高いわけです。高いことです。どっちの仕事に時間を使っているかというところであります。ここが大事なポイントです。
したがって、時間のない仕事は、ちょっと難しいですが、その目標が達成できているかを確認します。あえて時間を捻出する、意識的に意欲的にやるというのも大事です。この重要性が高くても緊急性が低い仕事は締め切りがありませんから、ほっといてしまうと、いつまでたってもやらないということになってしまいます。つまり、締め切りがないものですから、スケジュール帳に書き込んでないんです。何月何日の何時から何分かかっている、何月何時の何時から何時まで、ここに取り組む、こういうふうなことも書いてないわけです。
重要性が低くて、緊急性が高い仕事というのは、締め切りがあるからその辺は調整が必要となって、締め切りがあるものですから、どんどんスケジュール帳に入っていくわけです。そして優先順位が上になります。
したがって、もうこの仕事を何月何日の何時から何時にやるというふうにスケジュール帳に書き込んでくださいとします。そして、他の仕事が入ってこないように、その時間をブロックしてください。そこまで意識を高めないとやらないので、やるようになります。またはできるようになります。よって、自分の時間をブロックしなきゃいけないんだというふうにこの時間はこの機能を実装するためにそういうふうにしてこの時間を確保します。
それから管理職の方、上司の方やはり忙しい人は多いですから、そうは言っても、こういう仕事を含めてプレイヤーの仕事がとにかくたくさんできると、もうこれをこなすので毎日精一杯だと組織の成長まで考える余裕はないという方はもちろんいるわけです。
では、その時ですね、 1日10分でもいいから、 10分でもいいから組織の成長を、「考えませんか」となります。10分すら取れないということは、なかなかないと思います。10分でも毎日毎日取り組んでいると、これは組織は変わっていきます。