指示と伝達
指示の能力の高さというのは、お相手のパフォーマンスに直結します。相手に高いパフォーマンスを発揮してもらいたければ、指示をいかにうまく出すか、ということが大切です。この指示に関して、うまくできているかどうかというところに関して、まず指示を受ける側の立場で考えている、考えるということが大事になるわけです。上司がどのような指示の出し方をしてくれたら。
仕事が進みやすいか、考えていきます。これ、研修ならだけど、受けたままじゃ頭に入らないから、音読するとすごい残るんだよね。で、そうすると、やっぱ場面場面に使えるんだよね。そうするとその研修が効果を発揮するっていう。引き出しにちゃんと物を入れておかないとね。
充電はまってるから外してこのような指示ができていますかというところを振り返っていく必要があります。部下の立場で考えたら、このような指示が指示の仕方をしてほしいでは、自分自身がその指示の仕方をできているか、そこも振り返るきっかけになると良いです。この点については、ドラッカーはこのようなことを言っています。「部下に対する指示を間違えているマネージャーは、大抵の場合、自分の指示ミスに気が付いていない」これは本当に深い言葉であります。
部下のパフォーマンスが低いと、それは部下のせいだというふうに決めつける人もいますけれども、部下のパフォーマンスというのは、上司の指示とクオリティによって全部変わります。したがって、そこに気づいていないマネージャーがいるのです。指示ミスをしてしまっている。けれども、自分の指示ミスに、気がついていない。指示の仕方が優れた上司の場合、指示の仕方が優れた上司の部下。
部下の成果は高く、指示が不十分な上司の部下の成果は低い傾向にあります。部下の成果が低い場合、部下のせいにする前に、自分が指示の仕方を振り返るべきです。上司の指示能力が上がると、部下の成果は高まります。こういう経験は誰にもあると思います。
この指示を出すときに注意が必要なのがあります。Falseコンセンサス効果です。Falseコンセンサス効果というのは、相手の普通の感覚は自分の普通の感覚と同じと思い込む傾向があることです。この傾向の強い人は、支持能力が低い特徴があります。Falseというのは、偽りのことです。コンセンサスというのは同意です。つまり、偽りの合意効果とも言われます。けれども、合意が得られてないのに、得られていると思い込むというのは、そういう心理状況です。つまり、自分が今、
普通とか当たり前って感じている感覚は世間の人もそう感じていると思い込む傾向です。自分の普通や当たり前の感覚はみんなそういう普通当たり前の感覚を持っているとこのFalseコンセンサス効果が強い人は支持ミスが多くなってしまいます。そして、こんな言い方をしたりします。「言われなくても普通ここまでやるでしょう」。普通こうやるだろう。ちょっと考えればわかるだろう。部下が上げてきた成果物を見て、十分なところまでやっていない。なんでここまでやっていないの。
言われなくても普通ここまでやるでしょうと、あるいは部下が非常に要領の悪い方であると、それを見て普通こうやるだろうと、ちょっと考えればわかるだろうという言い方をします。この普通って誰の普通ですかという話です。こういう風なセリフが多い人というのはフォールスコンセンサス効果が強く働く人です。自分の普通の感覚が、相手は分かっていない。それが分かっていない相手が悪い。普通こうやるとここまでやるでしょうと、普通こうやるでしょうと。だけれども、こういうふうなことが生じているということは、支持する側のミスでもあります。ここまでやって。
言ってないからやらないのです。言われなくても普通こうするよねと思い込んでいるわけです。言わなくてもわかるよね。ところが、相手は普通の感覚が違うのです。だから言わないとわからないのです。このやり方でやったら効率的にできるよ。指示してないのです。効率の悪いやり方をやっている。おかしいでしょう。普通こうやるだろう。言わなくてもわかるだろう。なんでわかってないんだと。
指示不足が発生していることに気づいていないのです。これは、人の感覚というのは、普通の感覚はそれぞれで違いますということです。上司の普通と部下の普通は違うし、売り手の普通とお客様の普通も違います。この普通の感覚を埋めるために必要なコミュニケーションをしっかりと取るということは、コミュニケーション能力が高いということになります。この点を意識し、怒る前に自分の伝え方を振り返る。特に仕事ができる人、経験が豊富な人は言わなくてもわかるだろうと考え、指示不足が生じしやすいため注意が必要です。仕事ができる人というのは、仕事ができない人の気持ちがなかなかわからないのです。よって、自分がこれでできているのだから、あなたもできるでしょうという感覚で指示を出すわけです。
例えば、1から10までの仕事で、自分だったら2まで説明できれば、もう10までできちゃう人という人が部下に指示を出すとき、2までしか言わないのです。でも、その部下は10までを教えてくれないとできないのです。でも、2まで説明すればわかるよねとやらせてみてですね、できてないと普通、2まで説明すれば10までできるでしょうと腹を立てるわけです。それはあなただからの話です。あなたは非常に優秀だから、たったそれだけの指示で10までわかっちゃう。けれども、みんながそうではない。人によって指示の出し方を変えなきゃいけないのです。この人が10まで言わないとわからないなと思ったら、10まで指示をしなきゃいけないのです。その普通の感覚というのはみんな違います。
ここができていない方は、ここができている方というのは、マネジメント上手な方です。また、営業も上手です。マーケティングも上手です。お客様の普通と自分の普通の違いを理解して、その違いを埋めるコミュニケーションをちゃんと取る。そういう文章を書くと、そういうホームページを作ると、そういうブログを書くと。そういうことができる人は、集客も上手になります。営業も上手いのです。売り上げを伸ばすのです。ですので、仕事ができる人、経験が豊富な人、言わなくてもわかるだろう。こういうふうに考えがちなので要注意です。そして、指示をする側の留意点について。指示をする側は、自分の普通と相手の普通が違うことを意識した上で、次の点を伝えます。
一指示の目的2. 指示の完了の定義成果物について具体的に、「言ってほしい」とあります。つまり、どういう状況になったら完了したと言えるのかここを具体的に説明してほしいとあります。どこまでやる必要があるかということです。
指示の内容が抽象的な場合は「参考例」こういう感じのものを作ってほしいという指示です。すごい抽象的なわけです。そういうときは、例えばこんな感じというので、資料を作るのであれば、その参考となる資料を添付して、こんな感じで作って、この参考例があると非常にわかりやすい、やりやすいです。
4. 指示の内容の期限優先順位優先順位は結構言い忘れがちです。けれども、部下の側はAとBという仕事を任されている。その後Cという仕事を任される。ちょっとこれC急ぎでお願いします。こう言われております。でもAとBが終わるまでCに着手しないという人いるわけです。
なんでかというと、Aの仕事、Bの仕事の方が先に指示を受けている。これ先に終わらせなければいけないでしょう。上司からすれば、これ急いでって言っているのに、なんでAが終わるまでやってないんだ。AやBよりも先にこれやってほうがいいんですか。だから急いでって言ったよね。こういう言い方をする人。そうじゃなくて、これは、AやBよりも先にやってと言わなきゃいけないのです。そう言わないと、部下は言われた順番で仕事をするわけです。なので、優先順位に。
なので、優先順位を決めてあげなければなりません。それから、指示が理解できたか不明点はないのか確認をする。これはすごく大事です。部下の側は指示を受けた時に理解できなくて「わかりました」って言っちゃうのです。そこで「すみません」「意味がわかっていません」って言えればいいんですけど、ちょっと上司が「怖いな」とか、上司と距離があるなという場合は「わかりません」と言っている意味が理解できません。言えなくて「わかりました」と言っちゃうケースがあるのです。わかってないのに、さあ、いざ仕事を始めようと思った時に、わかってないから手が動かないのです。それは指示をする側が確認してあげるのです。今言った意味「わかった」「理解できた」「わからないところない」って聞いたけど。
そういう確認は必要です。そして「配慮」、動機づけの言葉。「あなただからお願いしたい」という言葉があると嬉しいわけです。
指示内容が多い場合や複雑な場合、その内容にメモをまとめて渡す。そのメモは、上記の点を踏まえた上で内容とするとよいです。この指示をする側の留意点について。
配慮、動機付けの言葉とパフォーマンス、業務効率というところについて、配慮のない指示が相手のプライドを傷つけると、最低限のことしかやろうとせず、業務効率が下がる場合があります。やっぱり、指示をされる側も、指示された側も、雑ですと失礼って感じですから、やる気がなくなってしまいます。最低限のことだけやって、さっさと終わらせようというふうに気持ちになりやすいのです。そうなると、同じ指示内容でもずいぶん成果物に差がつくわけです。ですから、相手に気持ちよく、むしろ相手のモチベーションを上げるように、この配慮と動機づけの言葉が大事になるわけです。忙しい中、申し訳ない。
お手数をおかけしますが、そのような言葉があります。さらに、動機付けの言葉は、相手のモチベーションやパフォーマンス、業務効率を上げることにつながります。例えば、「前の業務はとてもよくできたよ」と「今回よろしくね」と「いつもありがとうね」とそういうふうな言葉を添えて指示を出します。
そして、わからない点があり、支持者に聞くに聞けずに抱え込むと、業務が止まり、業務効率が大きく下がります。こういう場合は、わからないところがあったら、「いつでも聞いて」言葉を添えます。この言葉もすごく大事になります。
そして、次に、指示を受ける側の話について説明をしていきます。指示を受ける側の対応もかなりレベル差があります。まず、この指示を受ける際の構造について伝えていきます。指示を受ける人が指示を出す人、指示を受ける人がいて、指示を出す人がいます。
そして指示をする。その指示をする際に何か目的があるわけです。その目的を達成するために指示者がこの手段で行こうと、そしてその手段をやって指示を出すのです。受け手はわかりました。となります。こう受けるわけです。けれども、この受け手の対応として三つのレベルがあります。まず、レベル一指示を正確に把握し、正確に遂行する。言われたことを正確にやろうということです。そして、レベル二手段を変えずに目的をより達成しやすくする。
手段を変えずに目的を達成に向けていますが、その目的の効果に着目します。目的を達成して、より効果を発揮することを進めていきます。
手段と目的の効果を高めていきます。そしてレベル3目的を達成するより優れた手段を提案します。
このレベル2レベル3対応ができると一目置かれるような存在になります。こういう風な対応もあるんだということを知っておくと良いです。そこで大事なのが目的の質問です。このレベル2レベル3対応をやっていく上で、毎回これやろうとするとちょっと鬱陶しくなる場合もあります。目的なんですが、毎回言われるとちょっと鬱陶しいなと、いいからダメと言われた通りにやれと相手が思う場合もあります。なので、相手や周囲の気分を害する場合、あえてレベル1に留めているというところもあります。
そして、指示を受ける側の留意点としては、指示を受ける側は成果を上げるために次の点を確認することになります。1. 指示の内容の目的。2. 指示内容の完了の定義。この指示はどうなったら完了したと言えますか。これを確認するわけです。3. 指示内容が抽象的な場合は参考事例。これを求めたほうがいいです。4. 指示内容の期限と優先順位。自分の認識で合っているかの確認です。これを指示受ける側は確認すると良いです。5。
自分の認識で合っているかの確認。これを指示を受ける側は確認をします。そして目的を確認し、相手がよりスムーズに目的を達成できるように一手先まで対応できると評価は大きく上がります。そこをぜひやれるようにしていただきたいと思います。目的の確認ですけれども、することができるという人っていうのは目的を確認して。
一手先まで対応することをやるのです。上司やお客様からよく受ける指示については、一手先を読んだ対応ができるように準備しておきます。